Control de Inventarios.

Adquisición y Suministros - Compras.
Considerando la gestión aquí realizada, esta aplicación maneja los siguientes procesos:

• Solicitud de elementos por área de acuerdo a las necesidades de cada proyecto.
• Cotización de los diferentes elementos solicitados: se puede establecer un formato para la solicitud de cotizaciones a varios proveedores.
• Evaluación de cotizaciones Vs. Proveedores. se puede crear una base de datos de proveedores para hacer más ágil la búsqueda de los elementos solicitados.
• Trámite para la verificación de la disponibilidad presupuestal y la elaboración del documento correspondiente según el monto: orden de compra o contrato, en esta fase del proceso, se puede acceder directamente la información pertinente al proyecto y de inmediato su disponibilidad.
• La orden de compra se genera automáticamente y se le asigna un número consecutivo único para cada una respetando la fecha en que se genere (Primero la disponibilidad y después la orden de compra).
• Se actualiza automáticamente la existencia de cada elemento en el inventario con la nota de entrada correspondiente.

Manejo de Almacén.

• Una vez aprobada y ejecutada la orden de compra, los elementos son depositados en la bodega correspondiente.
• Se efectúa control de cada compra (Orden de Compra, Contrato o Importación), permitiendo entregas parciales, hasta su recibo total.
• Cada transacción de entrada, salida o traslado genera el comprobante soporte correspondiente.

Codificación de Elementos.

De esta forma se logra una mayor amplitud y cobertura para generar cualquier tipo de consulta o listado.

• Los demás atributos de cada elemento, se relacionan individualmente detallándolo en sus partes, como por ejemplo: número de plaqueta o código de barras, unidad de medida, ubicación, etc.
• Básicamente dentro del almacén se estará manejando dos tipos de inventario: Activos Fijos o elementos devolutivos y elementos de consumo.

Inventario de Elementos Devolutivos.
Los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza.

• Aquí están incluidos los elementos en servicio a cargo de cada uno de los empleados de la Compañía; los datos de cada funcionario podrán ser leídos de la base de datos del módulo de Nómina.
• Podrá llevarse el registro individual de cada elemento, por lo que sugerimos la utilización de plaquetas para identificar, diferenciar y ubicar con exactitud donde y en que estado se encuentra cada elemento.
• Se hará el registro de movimiento diario de cada uno de ellos indicando la fecha y el número del documento dependiendo del tipo de transacción que se indica más adelante.

Control de Activos Fijos - Inmuebles.
Los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra sin su destrucción o deterioro. También son inmuebles las cosas que por su uso, destino o aplicación forman parte del inmueble y que no pueden trasladarse sin menoscabo de éste. El control de activos fijos, se aplica para los elementos clasificados como devolutivos.

En esta parte se ejerce el control de:

• Control de la vida útil
• Cálculo de ajustes integrales.
• Calculo de depreciación por el método que se indique por ejemplo línea recta.
• Recálculos históricos
• Generación de boletines mensuales de activos.

Los cálculos son aplicados dependiendo de la ubicación del elemento; esto es si se encuentra en almacén de nuevos, en servicio, en bodega de usados o inservibles.

Tipos de Transacciones.
El registro de transacciones cubre todos los tipos de elementos definidos y se hace a diario conservando su registro para la generación de consultas e informes de cada una de ellas.

INGRESOS (ALTAS).

• Compras e importaciones.
• Sobrantes de Inventario.
• Compensación.
• Traspasos recibidos.
• Producción y conservación de bienes.
• Reconstrucción de equipo.
• Devolución de elementos o bienes.
• Cuando las dependencias devuelvan al almacén elementos de consumo.
• Llegada de elementos sin documentación.
• Suministros de otras entidades.
• Aprovechamiento de inservibles.

EGRESOS (BAJAS).

• Por suministro de elementos.
• Entrega de materiales o elementos para producción de bienes.
• Hurto, robo, caso fortuito o fuerza mayor.
• Pérdida de bienes en poder del personal.
• Pérdida de bienes en poder del transportador.
• Merma, rotura, desuso o vencimiento.
• Bienes inservibles en uso.
• Bienes para premios en concursos, exposiciones, competencias, trabajos o similares.
• Desmantelamiento de máquinas, equipos, aparatos, etc.
• Destrucción de inservibles.
• Cesión de bienes a titulo gratuito, por terminación o suspensión de obras, labores o trabajos.
• Ventas en pública subasta.
• Venta de bienes para fines de asistencia o acción social.
• Ventas directas entre entidades.
• Permuta de bienes.
• Traspaso de bienes.
• Préstamo de bienes.
• Depósito de bienes.
• Alquiler o arriendo de bienes.
• Destrucción de Inmuebles.

AJUSTE POR INFLACIÓN Y DEPRECIACIÓN.

• Cálculo automático de los ajustes por inflación mensual a los elementos del inventario con cargo a las respectivas cuentas de gasto definidas en contabilidad.
• Aplicación automática de la fórmula para establecer la cuota de depreciación mensual y la vida útil remanente.
• En ambos casos, queda generado el comprobante automático para contabilidad.

Informes y Consultas.
Una vez se ha hecho el registro correspondiente a un determinado periodo, se pueden generar entre otros los siguientes informes por Impresora y/o consultas por pantalla de:

• Listado de elementos de consumo por cualquier orden.
• Listado de elementos devolutivos por cualquier orden: por empleado, por área, por ubicación o por cualquier clasificación del elementos.
• Agrupaciones que estén definidas.
• Ingresos por todo concepto.
• Egresos por todo concepto.
• Listado de elementos para conteo físico.
• Informe de kardex en cualquier periodo.
• Informe de activos fijos.
• Informe de depreciación de activos fijos.
• Informe de ajustes por inflación.
• o Posibilidad de generar archivos planos en medio magnético (Disquetes o cinta) para las entidades que lo soliciten.